L’ERP (Entreprise Resource Planning) est un logiciel de gestion intégré dont les fonctionnalités permettent de gérer l’ensemble des services dans une entreprise. Il rend possible la centralisation en une base unique des différentes données des départements d’une entreprise. De par ses fonctionnalités, il vient en réponse à l’enjeu d’unification des services au sein d’une organisation, mais d’abord, faudra savoir l’installer. C’est justement l’objet de cet article.
Généralités sur le logiciel ERP
Aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégrée), un ERP est une solution d’unification des flux de fonctionnement de l’organisation ainsi que les différentes données de ces départements. Cette centralisation se fait sur une base unique ; ce qui rend facile l’accès en cas de besoin.
Le logiciel constitue un levier majeur qui répond à plusieurs problématiques au sein d’une entreprise. Celles-ci sont entre autres liées à :
- L’accumulation des dysfonctionnements internes
- La perturbation de l’organisation par des problèmes de communication interne (entre divisions) ou externe (avec les clients ou les fournisseurs)
- La redondance et la lassitude des processus
- Le besoin d’homogénéité du système d’information de l’entreprise (logiciel de gestion des talents, comptabilité, stock, facturation, LMS…), etc
L’utilisation d’un logiciel ERP fait gagner en productivité en unifiant l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise pour améliorer les processus. Dès lors, il joue un rôle important au sein de l’organisation, et c’est pour cela qu’il faut savoir le choisir et l’utiliser.
Comment choisir un logiciel ERP ?
Plusieurs critères doivent être pris en compte lors du choix d’un logiciel ERP. En premier lieu, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise, il faudra que l’outil corresponde à vos besoins. Pour cela, posez-vous les bonnes questions : le mode de gestion de votre entreprise a-t-il atteint ses limites ? Votre logiciel interne n’est plus adapté à votre activité ? Les avis de vos collaborateurs peuvent également vous y aider. En outre, il est important :
- d’exiger une expérimentation en démonstration du logiciel avant l’achat afin de vérifier ses fonctionnalités
- de tenir compte du coût relatif à l’implémentation et à la maintenance du logiciel
- de consulter les avis d’utilisateurs afin de vous assurer de choisir un logiciel fiable
- de s’assurer de la mise à jour régulière de la solution
Par ailleurs, alors qu’ils ont les mêmes finalités, il ne faut pas confondre un ERP à un CRM (Customer Relationship Management) qui permet d’améliorer les ventes. Autrement dit, un logiciel CRM pour PME renforce la relation client tandis que l’ERP optimise les coûts de production. L’inconvénient avec l’utilisation séparément de ces deux outils peut engendrer des problèmes de doublon et de synchronisation. C’est pourquoi il est recommandé de choisir une solution qui intègre ces deux logiciels, comme EDEN ERP & CRM.
Comment implémenter un logiciel ERP ?
Une fois le logiciel ERP acquis, il ne vous reste qu’à l’implémenter. Pour ce faire, il suffit de :
- Déployer et faire migrer les données dans votre nouveau système d’information
- Tester les paramètres en vue de conditionner le bon fonctionnement du logiciel sur un long terme
- Organiser des formations à l’intention des utilisateurs pour leur permettre de tirer le maximum des potentialités du logiciel
La centralisation et l’automatisation de données améliorent l’organisation d’une entreprise et lui donnent toutes les clés pour son efficacité et sa compétitivité sur son marché. Une optimisation des temps pour une meilleure rentabilité est en outre, une raison de plus pour mettre en place un ERP dans une entreprise.
